金明慧小姐（38歲）在一家化妝品公司擔任營銷組組長，最近因為某些客觀條件而未能完成上司交辦的制定提案書的工作任務。原因是，常務在赴日出差前，明確交代她們制定第一季度業績演示材料。但負責計算機的女職員因女兒盲腸手術請了假，同時，繪圖員也遭遇了交通事故，腿部嚴重受傷住了院。所以，盡管她想盡了方法，但最終還是未能完成任務。于是，面對剛剛出差回來的常務，她不自覺地壓低聲音道歉：
“對不起，在您出差的這段時間，發生了一些意外，所以”
得知自己交辦的任務尚未完成的常務，自然非常氣惱，開始以怒斥的口吻責問她，這令她更加畏縮，只想詳細地解釋清楚，結果卻令常務忍無可忍地大聲怒吼起來：“所以呢？”
這是她第一次看到常務發這么大的脾氣，于是顯得格外緊張。對方氣勢越強，她就表現得越畏縮，越想解釋明白。
“本來我也想把您交辦的演示材料，交給別人做，可是”
常務不愿再聽，便不耐煩地說：“我知道了，只要我一離開，就什么事都辦不好，好了，你出去吧！”她只好百般委屈地走出常務辦公室。
就金明慧小姐的情況而言，她應該明確向常務說明他離開的這段時間發生了怎樣的狀況，這樣就可以明確傳達這樣的事實：未完成任務的原因并不是由個人因素造成的，而是不可抗力因素導致的。她應該讓常務了解清楚具體情況。
她之所以遭到嚴厲訓斥，是因為過分長篇地解釋、道歉，仿佛都是由于她個人原因導致的。面對剛剛出差回來的常務，如果采取下列表達方式，結果很有可能不同。
“很遺憾，在常務離開的這段時間，發生了一些意外情況。計算機負責人甄善美因為孩子突然手術請了假，而負責設計的樸英雅小姐也因為交通事故住了院。所以，沒辦法如期完成演示材料。不過，等這兩位上班以后，我一定盡快催促她們完成。”
這樣一來，試想會怎樣？自己交辦的任務未能按期完成，常務心中自然不悅，但至少無法追究她的責任。僅僅靠著把未如期完成任務的責任推給客觀因素的說明方法，她就會受到常務不同的對待。然而，大部分職場女性都會像金明慧小姐之前的表述方法一樣，習慣于長篇辯解，從而受到各種侮辱。所以，今后應該學會更為專業的溝通方式。
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